Komunikasi Dalam Manajemen

Pengertian Komunikasi 

Secara etimologis asal-usul kata, komunikasi berakar kata Latin, ”comunicare”, artinya “to make common”, membuat kesamaan pengertian, kesamaan persepsi.Akar kata Latin lainnya “communis” atau “communicatus” atau “common” dalam bahasa Inggris yang berarti “sama”, kesamaan makna (commonness). Ada juga akar kata Latin ”communico” yang artinya membagi. Maksudnya membagi gagasan, ide, atau pikiran. Penjelasan lain dikemukakan Edward Sapir. Menurutnya, communication adalah proses primer, terdiri dari bahasa, gestur atau nonverbal, peniruan perilaku, dan pola perilaku sosial. Sedangkan communicationsadalah teknik-teknik sekunder, instrumen, dan sistem yang mendukung proses komunikasi, seperti kode morse, telegram, terompet, kertas, pulpen, alat cetak, film, serta pemancar siara radio atau TV.

Proses komunikasi

Proses komunikasi adalah bagaimana komunikator menyampaikan pesan kepada komunikannya, sehingga dapat menciptakan suatu persamaan makna antara komunikan dengan komunikatornya. Proses komunikasi ini bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya). Proses komunikasi termasuk juga suatu proses penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lain dimana seseorang atau beberapa orang, kelompok, organisasi dan masyarakat menciptakan dan menggunakan informasi agar terhubung dengan lingkungan dan orang lain. Komunikasi berasal dari bahasa latin communis yang berarti sama. Communico, communicatio atau communicare yang berarti membuat sama. Secara sederhana komunikasi dapat terjadi apabila ada kesamaan antara penyampaian pesan dan orang yang menerima pesan. 

Pada umumnya komunikasi dilakukan secara lisan atau verbal yang dapat dimengerti oleh kedua belah pihak. Apabila tidak ada bahasa verbal yang dapat dimengerti oleh keduanya, komunikasi masih dapat dilakukan dengan menggunakan gerak-gerik badan, dan menunjukkan sikap tertentu seperti tersenyum, mengangkat bahu dan sebagainya. Komunikasi ini disebut komunikasi nonverbal. Proses komunikasi bertujuan untuk menciptakan komunikasi yang efektif (sesuai dengan tujuan komunikasi pada umumnya).

Proses komunikasi dapat terjadi apabila ada interaksi antar manusia dan ada penyampaian pesan untuk mewujudkan motif komunikasi. Melalui komunikasi sikap dan perasaan seseorang atau sekelompok orang dapat dipahami oleh pihak lain.

A.komunikator
Komunikator adalah pihak yang bertindak sebagai pengirim pesan dalam sebuah proses komunikasi.Dengan kata lain, komunikator merupakan seseorang atau sekelompok orang yang berinisiatif untuk menjadi sumber dalam sebuah hubungan.Seorang komunikator tidak hanya berperan dalam menyampaikan pesan kepada penerima, namun juga memberikan respons dan tanggapan, serta menjawab pertanyaan dan masukan yang disampaikan oleh penerima, dan publik yang terkena dampak dari proses komunikasi yang berlangsung, baik secara langsung atau tidak langsung.

B.Pesan 
adalah setiap pemberitahuan, kata, atau komunikasi baik lisan maupun tertulis, yang dikirimkan dari satu orang ke orang lain.Pesan menjadi inti dari setiap proses komunikasi yang terjalin pesan terbagi menjadi dua, yakni pesan verbal dan non-verbal. Pesan verbal adalah jenis pesan yang penyampaiannya menggunakan kata-kata, dan dapat dipahami isinya oleh penerima berdasarkan apa yang didengarnya.Sedangkan, pesan non-verbal adalah jenis pesan yang penyampaiannya tidak menggunakan kata-kata secara langsung, dan dapat dipahami isinya oleh penerima berdasarkan gerak-gerik, tingkah laku, mimik wajah, atau ekspresi muka pengirim pesan.Pada pesan non-verbal mengandalkan indera penglihatan sebagai penangkap stimuli yang timbul.

C.Penerima 
adalah pihak yang memperoleh pesan atau stimulus yang dikirmkan oleh sumber. Stimulus yang diterima tersebut dapat terdiri dari beraneka ragam bentuk, seperti kata-kata, tulisan, gerak-gerik, mimik muka, ekspresi wajah, sentuhan, aroma, serta perbuatan atau tingkah laku lawan bicara.Selanjutnya, peran penerima adalah mencerna dan menanggapi stimulus tersebut dengan mendengar, melihat, membau, atau merasakan.Secara garis besar, penerima dapat terbagi menjadi penerima aktif dan penerima pasif.Penerima pasif adalah orang yang hanya menerima stimulus yang datang kepadanya, tanpa memberikan tanggapan serta umpan balik (feedback).Sedangkan, penerima aktif adalah orang yang tidak saja menerima stimulus yang datang kepadanya, tetapi juga memberikan tanggapan atau feedback secara aktif. 

D.feedback
feedback atau timbal balik adalah isyarat atau tanggapan yang berisi kesan dari penerima pesan dalam bentuk verbal maupun nonverbal. Tanpa timbal balik seorang pengirim pesan tidak akan tahu dampak pesannya terhadap si penerima pesan, Hal ini penting bagi manajer atau pengirim pesan untuk mengetahui apakah pesan sudah diterima dengan pemahaman yang benar dan tepat. Timbal balik dapat disampaikan oleh penerima pesan atau orang lain yang bukan penerima pesan. Timbal balik yang disampaikan oleh penerima pesan pada umumnya merupakantimbal balik langsung yang mengandung pemahaman atas pesan tersebut dan sekaligus merupakan apakah pesan itu akan di laksanakan atau tidak timbal balik yang di berikan oleh orang lain didapat dari pengamatan pemberi timbal balik terhadap perilaku maupun ucapan penerima pesan. Pemberi timbal balik menggambarkan perilaku penerima pesan sebagai reaksi dari pesan yang diterimanya. Timbal balik bermanfaat untuk memberikan informasi, saran yang dapat menjadi bahan pertimbangan dan membantu untuk menumbuhkan kepercayaan serta keterbukaan diantara komunikan, juga balikan dapat memperjelas persepsi.

Hambatan komunikasi

1.      Hambatan dari Proses  Komunikasi

·         Hambatan dari pengirim pesan, misalnya pesan yang akan disampaikan belum jelas bagi dirinya atau pengirim pesan, hal ini dipengaruhi  oleh perasaan atau situasi emosional.

·         Hambatan dalam penyandian/simbol

Hal ini dapat terjadi karena bahasa yang di gunakn tidak jelas sehingga mempunyai arti lebih sari satu, simbol yang di pergunakan antara si pengirim dan penerima tidak sama atau bahsa yang di pergunakan terlalu sulit.

·         Hambatan media, adalah hambatan yang terjadi dalam penggunaan media komunikasi, misalnya gangguan suara radio dan aliran listrik sehingga tidak dapat mendengarkan pesan.

·         Hambatan dalam bahasa sandi. Hambatan terjadi dalam menafsirkan sandi oleh si penerima

·         Hambatan dari penerima pesan, misalnya kurangnya perhatian pada  saat menerima atau mendengarkan pesan, sikap prasangka tanggapan yang keliru dan tidak mencari informasi lebih lanjut.

·         Hambatan dalam memberikan  balikan. Balikan yang diberikan tidak menggambarkan apa adanya akan tetapi memberikan interpretatif, tidak tepat waktu atau tidak jelas dan sebagainya.

2.      Hambatan Fisik

Hambatan fisik dapat mengganggu komunikasi yang efektif, cuaca gangguan alat komunikasi, dan lain lain, misalnya: gangguan kesehatan, gangguan alat komunikasi dan sebagainya.

3.      Hambatan Semantik.

Kata-kata yang dipergunakan dalam komunikasi  kadang-kadang mempunyai  arti mendua yang berbeda, tidak jelas atau berbelit-belit antara pemberi pesan dan penerima.

4.      Hambatan Psikologis 

Hambatan psikologis dan sosial kadang-kadang mengganggu komunikasi, misalnya; perbedaan nilai-nilai serta harapan yang berbeda antara pengirim  dan penerima pesan.

Komunikasi interpersonal

Komunikasi interpersonal adalah proses pertukaran informasi diantara seseorang dengan paling kurang seorang lainnya atau biasanya di antara dua orang yang dapat langsung diketahui balikannya. komunikasi interpersonal adalah penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain atau sekelompok kecil orang, dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikan umpan balik segera (Effendy,2003, 30).
Komunikasi interpersonal adalah komunikasi antara orang-orang secara tatap muka, yang memungkinkan setiap pesertanya menangkap reaksi orang lain secara langsung, baik secara verbal atau nonverbal. Komunikasi interpersonal ini adalah komunikasi yang hanya dua orang, seperti suami istri, dua sejawat, dua sahabat dekat, guru-murid dan sebagainya.
Menurut Effendi, pada hakekatnya komunikasi interpersonal adalah komunikasi antar komunikator dengan komunikan, komunikasi jenis ini dianggap paling efektif dalam upaya mengubah sikap, pendapat atau perilaku seseorang, karena sifatnya yang dialogis berupa percakapan. Arus balik bersifat langsung, komunikator mengetahui tanggapan komunikan ketika itu juga. Pada saat komunikasi dilancarkan, komunikator mengetahui secara pasti apakah komunikasinya positif atau negatif, berhasil atau tidaknya. Jika ia dapat memberikan kesempatan pada komunikan untuk bertanya seluas-luasnya

Komunikasi Dalam Sebuah Organisasi

Komunikasi Efektif  
Seperti darah, bagi suatu organisasi komunikasi yang efektif sangat penting, dan miskomunikasi akan memberi kontribusi yang dapat disamakan dengan rusaknya sistim peredaran darah dalam lebih dari satu sistim organisasi. Sesuatu yang nampaknya sederhana, seperti lokasi fisik tempat bekerja ternyata mampu memberikan pengaruh yang sangat besar terhadap proses keberhasilan komunikasi. Tanpa komunikasi yang efektif diantara berbagai pihak yang terlibat didalamnya, pola hubungan dalam suatu organisasi tidak akan mampu melayani kebutuhan berbagai pihak dengan baik.

Komunikasi yang efektif penting bagi para manajer karena tiga alasan utama. Pertama, komunikasi menyediakan saluran umum untuk proses manajemen, yaitu merencanakan, mengorganisasikan, memimpin, dan mengendalikan. Manajer mengembangkan rencana lewat komunikasi dengan orang lain dalam organisasi dan mengorganisasikan untuk melaksanakan rencana tadi dengan berdialog dengan para karyawannya mengenai cara terbaik untuk mendistribusikan wewenang dan desain pekerjaan. Manajer mengetahui bahwa kebijakan yang menimbulkan motivasi, kepemimpinan, dan mengelompokan serta membentuk tim diaktifkan lewat pertukaran informasi secara teratur.

Kedua, ketrampilan komunikasi yang efektif dapat membuat manajer menggunakan berbagai bakat yang tersedia dalam dunia multibudaya dari organisasi. Globalisasi bisnis pasti menempatkan tantangan bagi kemampuan berkomunikasi manajer. Ketika manajer mempunyai kebiasaaan dan ekspresi serta arti yang mungkin tampak amat asing, mereka mungkin tergoda untuk mengelak dan menghindar untuk mencoba berkomunikasi. Itu kemungkinan merupakan peluang yang hilang. Komunikasi, seperti aktifitas intelektual lain, dapat diasah dengan menghadapi keadaan yang baru dan menantang. Organisasi dapat merupakan wahana yang tepat untuk mempelajari hal itu.

Ketiga, ternyata manajer menghabiskan banyak waktunya untuk berkomunikasi. Jarang sekali kita menjumpai manajer sendirian dimejanya berpikir, membuat rencana, atau mempertimbangkan berbagai alternatif. Kenyataannya, waktu manajerial banyak dihabiskan dalam komunikasi bertatap muka, elektronik, atau lewat telepon dengan karyawan, supervisor, pemasok, atau pelanggan.

Komunikasi Antar Pribadi

Komunikasi didefinisikan sebagai proses yang dipergunakan oleh manusia untuk mencari kesamaan arti lewat transmisi pesan simbolik. Pesan sendiri merupakan suatu informasi yang sudah disandikan dan dikirimkan oleh pengirim kepada penerima.

Di sini terdapat tiga butir penting yaitu (1) komunikasi melibatkan orang, dan bahwa memahami komunikasi termasuk mencoba memahami cara manusia saling berhubungan, (2) komunikasi meliputi “kesamaan makna”, yang berarti bahwa agar manusia dapat berkomunikasi, mereka harus menyetujui definisi istilah yang dipergunakan, dan (3) komunikasi termasuk simbol (gerakan badan, suara, huruf dan angka) dan kata hanya dapat mewakili atau mendekati ide yang mereka maksudkan untuk dikomunikasikan.

Memperbaiki Proses Komunikasi

Efektifitas komunikasi dapat dideteksi melalui “sampai seberapa jauh pihak-pihak yang terlibat menangani empat aspek komunikasi” yang meliputi : perbedaan persepsi, emosi, ketidakkonsistenan antara komunikasi verbal dan non-verbal, dan kepercayaan (maupun ketidakpercayaan) awal antara pihak yang terlibat.

a.Perbedaan Persepsi
Merupakan salah satu hambatan komunikasi yang lazim dijumpai. Orang yang mempunyai latar belakang pengetahuan dan pengalaman berbeda kerap menerima fenomena sama dari respektif yang berbeda. Perbedaaan bahasa sering berkaitan dengan perbedaan dalam persepsi individu. Agar suatu pesan dapat dikomunikasikan secara tepat, kata-kata yang dipergunakan harus mempunyai arti yang sama bagi pengirim maupun penerima.
Untuk mengatasi hal tersebut, pesan harus dijelaskan sehingga dapat dipahami oleh penerima yang mempunyai pandangan dan pengalaman berbeda.

b.Emosi
Reaksi emosional (seperti marah, cinta, mempertahankan opini, cemburu, takut, malu, dan lain-lain) akan berpengaruh terhadap cara orang memahami pesan dari orang lain dan cara orang lain memahami pesan orang tersebut. Pendekatan terbaik untuk berhubungan dengan emosi adalah menerimanya sebagai bagian dari proses komunikasi dan mencoba memahaminya ketika emosi menimbulkan masalah.

c.Ketidakkonsistenan
Banyak kalangan yang berpendapat bahwa bahasa lisan dan tertulis merupakan medium utama komunikasi. Pada kenyataannya, pesan yang dikirimkan maupun diterima kerap dipengaruhi oleh faktor non-verbal seperti gerakan tubuh, pakaian, jarak fisik pelaku komunikasi, postur tubuh, gerakan anggota badan, ekspresi wajah, gerakan mata, sentuhan badan,dan lain-lain kunci untuk mengatasinya adalah dengan mewaspadinya dan berjaga-jaga agar tidak mengirimkan pesan palsu. Untuk itu pesan verbal haruslah selalu selaras dengan aspek nonverbalnya.

d.Ketidakpercayaan awal
Tingkat kepercayaan penerima pesan pada umumnya merupakan fungsi kredibilitas dari pengirim dalam benak penerima pesan tersebut. Kredibilitas pengirim pesan sangat dipengaruhi oleh lingkungan dalam konteks yang bersangkutan mengirimkan pesan. Disinilah sejarah hubungan kerja mempunyai hubungan komunikasi.
Kredibilitas merupakan hasil dari proses jangka panjang yang mana kejujuran seseorang, niat baik dan keadilan dikenal dan dipahami oleh orang lain. Hubungan yang baik dalam bekomunikasi hanya dapat dikembangkan melalui tindakan yang konsisten.

Komunikasi dalam Organisasi

Keseluruhan faktor yang telah dibahas dalam hubungan dengan komunikasi antar pribadi juga berlaku untuk komunikasi dalam organisasi, yang juga mencakup penyampaian pesan secara akurat dari satu orang kepada satu atau lebih orang lain. Selain faktor-faktor tersebut, struktur, wewenang, desain pekerjaan organisasi, dan lain-lain merupakan faktor-faktor unik yang turt berpengaruh terhadap efektifitas komunikasi, sebagai mana dinyatakan oleh Simon (1977) bahwa “organisasi perlu untuk membantu manusia berkomunikasi”.

Komunikasi yang terbuka dan efektif akan merupakan aset berharga bagi organisasi:
a. Berbagai faktor yang mempengaruhi komunikasi organisasi.

Lesikar menguraikan adanya empat faktor yang mempengaruhi keefektifan komunikasi organisasi yaitu meliputi :

1.      Saluran komunikasi formal. Merupakan cara komunikasi yang didukung, dan mungkin dikendalikan oleh manajer. Contohnya adalah newsletter, memo reguler, laporan, rapat staf, dan lain-lain.

2.      Struktur wewenang. Perbedaan status dan kekuasaan dalam organisasi membantu menentukan siapa yang akan berkomunikasi dengan enak kepada siapa. Selain itu, isi dan akurasi komunikasi juga dipengaruhi oleh perbedaan wewenang.

3.      Spesialisasi pekerjaan. Biasanya akan mempermudah komunikasi dalam kelompok yang berbeda-beda. Anggota suatu kelompok kerja biasanya memiliki jagron, pandangan mengenai waktu, sasaran, tugas dan gaya pribadi yang sama.

4.      Kepemilikan informasi, Setiap individu mempunyai informasi yang unik dan pengetahuan mengenai pekerjaan mereka, yang merupakan semacam kekuasaan bagi individu-individu yang memilikinya.

b.Komunikasi vertikal
Terdiri dari komunikasi ke atas dan ke bawah melalui rantai organisasi. Dalam beberapa perusahaan, tersedia saluran khusus sebagai sarana tambahan. Saluran ini banyak dipergunakan untuk memberi tahu manajer mengenai situasi yang melibatkan karyawan, seperti pernyataan tanpa bukti mengenai pelecehan seksual.
Komunikasi ke bawah biasanya disaring, dimodifikasi, atau dihentikan di setiap tingkat ketika manajer memutuskan apa yang seharusnya diteruskan kepada karyawan mereka. Sedangakn komunikasi ke atas biasanya sisaring, dipadatkan, atau diubah oleh manajer menengah yang melihatnya sebagai bagian dari pekerjaan mereka untuk melindungi manajer tingkat atas dari data yang tidak penting/relevan.

c.Komunikasi lateral dan informal
Komunikasi ini pada umumnya mengikuti pola arus pekerjaan dalam sebuah organisasi, terjadi antar anggota kelompok kerja, antara kelompok kerja, antar anggota departemen yang berbeda, dan antara karyawan lini dan staf. Tujuan utamanya adalah menyediakan saluran langsung untuk koordinasi dan memecahkan masalah. Dengan cara ini, dapat dihindari prosedur yang jauh lebih lambat yaitu mengarahkan komunikasi lewat rantai komando. Keuntungan tambahan lainnya adalah anggota organisasi menjadi mampu untuk membentuk hubungan dengan rekan sekerja.

Komunikasi oleh Organisasi

Organisasi juga memperhatikan pesan yang dikirimkannya kepada pihak yang berkepentingan di luar, seperti pelanggan, pemasok, distributor, pesaing, perbankan, dan lain-lain, terutama dengan pihak di luar negeri. Terlalu banyak komunikasi dalam hal ini dapat sama merugikannya dengan terlalu sedikit. Tim komunikasi (pada umumnya representasikan oleh departemen kehumasan) harus bekerja keras untuk mengatasi perbedaan dalam peradaban maupun budaya tiap-tiap negara asal pihak-pihak yang berkepentingan berasal.

Negosiasi dan Konflik
Konflik melibatkan ketidaksepakatan mengenai alokasi sumberdaya yang jarang atau pertentangan mengenai sasaran, nilai, persepsi, atau kepribadian. Banyak konflik yang muncul dari komunikasi mengenai keinginan, kebutukan dan penilaian terhadap pihak lainnya. Manajer dapat menggunakan dominasinya dan menekan dalam menangani konflik dengan karyawan. Tetapi negosiasi akan membantu menangani konflik dari type apapun lebih efektif dan memberi hasil yang memuaskan kedua belah pihak. Negosiasi adalah merupakan proses interaksi kedia pihak lewat berbagai saluran komunikasi untuk menyelesaikan konflik.

Negosiasi adalah proses komunikasi yang amat penting. Ini merupakan bagian dari pekerjaan setiap manajer, seperti peran antar pribadi menurut kategori Mintzberg.
Menurut Lewicki dan Litterer, seluruh “situasi negosiasi” ditentukan oleh tiga karakteristik yaitu:

1.      Ada “konflik kepentingan” antara dua pihak atau lebih, yang berarti apa yang diinginkan oleh suatu pihak tidak selalu merupakan apa yang dikehendaki oleh pihak lain.

2.      Mungkin “tidak ada peraturan yang pasti” atau prosedur untuk menyelesaikan konflik, atau pihak-pihak tersebut memilih bertindak di luar peraturan dan prosedur untuk menemukan penyelesaiannya sendiri terhadap konflik.

3.      Semua pihak, sekurang-kurangnya pada suatu saat, lebih senang “mencari persetujuan” daripada bertentangan secara terbuka, menyerah kepada satu pihak, memutuskan hubungan secara permanen, atau membawa perselisihan mereka kepada pemegang wewenang yang lebih tinggi untuk mendapatkan pemecahan.

Negosiasi adalah proses komunikasi yang kompleks, semuanya semakin jelas kalau satu babak negosiasi hanya merupakan episode hubungan dalam jangka yang lebih panjang. Keadaan seperti itu seringkali merupakan kasus dalam hubungan karyawan dengan pihak manajemen.

Persiapan merupakan perhatian kunci bagi negosiator. Persiapan tersebut harus menyertakan tinjauan proses negosiasi yang terjadi sebelumnya dan hasil dari negosiasi tersebut. Negosiator mengambil resiko cukup besar bila dia beranggapan bahwa sejarah tidak penting bagi pihak lain.

Kaitan antara hubungan dengan waktu dalam proses negosiasi sangatlah masif. Strategi organisasi dan rencana fungsional akan berfungsi sebagai pedoman dan nilai ambang yang menentukan batas mengenai apa yang harus dan tidak boleh dilakukan oleh negosiator.

Sumber:

http://www.komunikasipraktis.com/pengertian-komunikasi-daftar-definisi-komunikasi/#.Us_I4dJdXgQ

http://mengerjakantugas.blogspot.com/2012/06/hambatan-komunikasi-untuk-pelatihan.html

http://elqorni.wordpress.com/2012/03/20/komunikasi-dalam-sebuah-organisasi/